Varför 6 av 10 S/4HANA-projekt spricker i budget

Sex av tio SAP S/4HANA-projekt går över budget, och det är sällan tekniken som är boven.

Enligt en studie bland 200 SAP-kunder är det istället gammal data, oharmoniserade processer och organisatoriskt motstånd som gör att projekten drar iväg i både tid och kostnad.

Med SAP:s underhållsdeadline 2027 allt närmare känner allt fler supply chain-organisationer redan av trycket.

Mainstream maintenance för SAP Business Suite 7 och ECC (EHP 6 till 8) löper ut den 31 december 2027.

Bolag som vill fortsätta få fullt underhåll efter det kan köpa extended maintenance till en premie på ungefär två procentenheter, men bara fram till slutet av 2030. SAP har bekräftat att dessa datum inte kommer förlängas.

För supply chain betyder det att lager, inköp, planering och distribution ofta hamnar mitt i samma transformationsfönster som resten av verksamheten, vilket gör att flera stora förändringar måste drivas parallellt istället för i egen takt.

Enligt Precisely och ASUG:s undersökning bland SAP-kunder hösten 2025 pekar 49 procent ut förändring av affärsprocesser som den största barriären, 44 procent pekar på gamla anpassningar och 37 procent på organisatoriskt motstånd.

Det stämmer med vad Horváth kom fram till i sin studie bland 200 SAP-kunder i DACH, Norden, Östeuropa och USA under första kvartalet 2025: S/4HANA-projekt tar i snitt 30 procent längre tid än planerat, och bara 8 procent av bolagen som slutfört sin migrering höll ursprungstidplanen.

Över 60 procent av bolagen i studien gick också över budget. De vanligaste orsakerna var växande projektomfattning, svag projektstyrning och att test och datamigrering underskattades från början.

Datakvalitet är den utmaning som oftast underskattas innan projektet startar. I Precisely och ASUG:s undersökning beskrivs datakvalitet som ett kritiskt men ofta förbisett hinder, och i Horváths studie uppgav 65 procent av bolagen att de upptäckte allvarliga kvalitetsbrister i sin data efter att migreringen genomförts.

För supply chain handlar det ofta om artikelregister, leverantörsdata, lagerstrukturer och historiska rörelser som byggts upp i flera system under lång tid, och som sällan är konsekventa nog för att flyttas rakt av.

Att städa och harmonisera den datan tar betydligt längre tid än de flesta räknar med i planeringsfasen.

Många supply chain-organisationer har byggt upp åratal av specialanpassningar i sitt ECC-system, för allt från lagerprocesser till leverantörsflöden.

En stor del av S/4HANA-arbetet blir därför att avgöra vad som verkligen behöver följa med och vad som kan ersättas av SAP-standard.

Samtidigt sitter SAP sällan ensamt. Runt kärnsystemet finns ofta WMS, TMS, EDI-lösningar och leverantörsportaler som behöver ses över, byggas om eller moderniseras i samma veva, vilket gör integrationsarbetet till en egen stor del av projektet snarare än en sidoaktivitet.

Valet av migrationsstrategi är ett av de tidigaste och viktigaste besluten i ett S/4HANA-projekt.

Brownfield innebär att man tar med sig mer av den befintliga systemlogiken, vilket kan kännas tryggare men riskerar att föra med sig samma komplexitet och tekniska skuld som redan finns.

Greenfield ger en renare lösning byggd på SAP-standard, men kräver en större omställning av både processer och organisation. Många bolag landar därför i en hybrid, en selektiv datamigrering där man aktivt väljer vad som ska följa med.

Beslutet påverkar allt från projektets längd till vilken kompetens som behövs under vägen, och bör därför tas tidigt och förankras brett i verksamheten, inte bara i IT.

Även när strategi och budget är på plats återstår ofta den svåraste frågan, var kompetensen ska komma ifrån.

Marknaden för SAP-profiler som förstår både system, process och affär är redan tight, och det förvärras av att en stor del av dagens erfarna SAP-konsulter närmar sig pension.

Enligt Resulting IT:s forskningsrapport om SAP-kompetens planerar 40 procent av seniora SAP-professionella att gå i pension inom tio år, samtidigt som efterfrågan på S/4HANA-erfarenhet ökar i takt med att fler bolag kör sina transformationer parallellt fram mot 2027.

Det gäller inte minst inom supply chain, där rollerna kräver en kombination av systemförståelse och operativ erfarenhet som är svår att hitta i ett och samma CV.

Ett mönster som går igen i de projekt som lyckas är att de inte drivs som rena IT-projekt.

När processägarskapet ligger tydligt hos supply chain, inköp och planering blir besluten snabbare och förändringen mer förankrad hos dem som faktiskt ska jobba i det nya systemet varje dag.

Change management och utbildning blir då en del av projektet från start, istället för något som läggs till i slutet när tidplanen redan är pressad.

Vi på Gazella Supply Chain följer den här utvecklingen löpande i samtal med industribolag som just nu navigerar sina S/4HANA-transformationer, och ser vilken typ av kompetens som gör störst skillnad mellan ett projekt som håller tidplan och ett som drar ut på tiden.

Hör gärna av er om ni vill bolla hur er organisation ser ut inför resten av transformationen.

Precisely och ASUG, "New Research Reveals SAP S/4HANA Migration Momentum, Despite Ongoing Automation Challenges" (november 2025).

Horváth, studie bland 200 SAP-kunder i DACH, Norden, Östeuropa och USA (Q1 2025), refererad via CIO.com.

Rimini Street, "No Extension to SAP ECC 6 and Business Suite 7 Mainstream Maintenance End Dates in 2025 and 2027".

Resulting IT, SAP S/4HANA Skills Research Report.