Integritetspolicy för Gazella Supply Chain AB

Läs vår integritetspolicy för att förstå hur vi samlar in, använder och skyddar dina personuppgifter. Vi värnar om din integritet och följer gällande dataskyddslagar.

Integritetspolicy för Gazella Supply Chain AB

Som ett led i vår verksamhet kan vi, Gazella AB (organisationsnummer 556973-3982), och Gazella Supply Chain AB (organisationsnummer 559211-6304) (gemensamt ” Gazella ”, ” Gazella-bolagen ” eller ” vi ”), komma att behandla personuppgifter som rör dig.

Gazella behandlar personuppgifter om dig när du kommer i kontakt med oss:

Gazella är måna om att du känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter och vi ber dig därför läsa igenom Integritetspolicyn, som vi kan komma att uppdatera från tid till annan. Om vi ändrar Integritetspolicyn gäller den nya versionen från publicering på vår webbplats. Du kan se när vi senast gjorde uppdateringar högst upp i Integritetpolicyn.

I denna Integritetspolicy förklarar vi

Kandidat
Konsult
Kund
i relation till våra tjänster, t.ex. som kund eller kandidat;
som annan affärskontakt, t.ex. som potentiell kund/kandidat, samarbetspartner, leverantör eller annan affärskontakt; eller
som besökare på vår webbplats eller någon annan av våra plattformar.
Vem som ansvarar för dina personuppgifter
Hur vi samlar in dina personuppgifter
Vilka personuppgifter vi behandlar
För vilka ändamål, med vilken rättslig grund och under vilken tid vi behandlar dina personuppgifter
Med vem vi delar dina personuppgifter
Vilka valmöjligheter och rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter

1. Begrepp som vi använder

Följande begrepp används av oss nedan:

Kund Företag eller organisation som anlitar oss för rekrytering eller konsultlösningar.

Kandidat Person som söker en tjänst genom oss eller som vi matchar med en ledig roll.

Konsult Person anställd av Gazella och är uthyrd till en kund för att arbeta på uppdrag hos kunden. Kunden är arbetsledare och Gazelle är arbetsgivare.

Underkonsult En självständig uppdragstagare som tillhandahåller tjänster via sitt eget företag, utan att vara anställd av Gazella. Uppdraget regleras genom ett konsultavtal mellan uppdragsgivaren och konsultens bolag.

Personuppgifter Information som direkt eller indirekt kan identifiera en individ, såsom namn, kontaktuppgifter, personnummer och CV.

Automatiskt beslutsfattande Beslut som fattas av system utan mänsklig inblandning, exempelvis vid CV-screening.

Rekrytering Processen att identifiera, attrahera och anställa kandidater för en viss tjänst där kunden är arbetsgivare.

2. Vem är ansvarig för dina personuppgifter?

Respektive Gazella-bolag är personuppgiftsansvarig för den behandling som de utför inom ramen för deras område, vilka framgår av punkterna nedan. För närmare information om hur och när respektive Gazella-bolag behandlar personuppgifter om dig, se avsnitt 3 nedan.

Utöver ovan situationer är Gazella AB och Gazella Supply Chain AB i vissa situationer gemensamt personuppgiftsansvariga. Detta gäller de situationer där en kund eller kandidat kan vara relevant för båda bolagen, såsom när:

Det innebär att båda bolagen gemensamt bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifterna, i enlighet med artikel 26 i Dataskyddsförordningen (GDPR). Bolagen har ingått ett avtal som tydliggör deras respektive ansvar för att säkerställa dina rättigheter.

För samtliga frågor om integritetsskydd, oberoende av vilket Gazella-bolag som är ansvarig för just din behandling, kan du kontakta oss på:

I Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten den myndighet som är ansvarig för att övervaka tillämpningen av gällande dataskyddslagstiftning. Om du anser att vi hanterar dina personuppgifter felaktigt uppmuntrar vi dig att i första hand kontakta oss så vi får möjlighet att se över dina synpunkter. Du kan dock alltid lämna in ditt klagomål hos Integritetsskyddsmyndigheten.

Gazella AB: Tillhandahåller tjänster mot bolag och kandidater avseende rekrytering och interimlösningar inom ekonomi och management, vilket bland annat omfattar att hitta och rekrytera kandidater samt ingå egna affärsförbindelser och bedriva sin egen operativa verksamhet.
Gazella Supply Chain AB: Tillhandahåller tjänster mot bolag och kandidater avseende rekrytering och interimlösningar inom supply chain, vilket bland annat omfattar att hitta och rekrytera kandidater samt ingå egna affärsförbindelser och bedriva sin egen operativa verksamhet.
En kandidat har kompetens inom båda områdena, eller
Om en kund har personal inom båda områdena

3. Vilka personuppgifter behandlar vi och varför?

Gazella behandlar bara dina personuppgifter om behandlingen är tillåten enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Detta innebär bl.a. att vi måste ha stöd för ändamålen med behandlingen i form av så kallad rättslig grund, vilket för vår del huvudsakligen innebär någon av följande grunder:

Fullgörande av avtal – behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna tillhandahålla dig våra tjänster eller annars fullgöra avtal oss emellan (gäller dig som bedriver företag genom enskild firma eller aktiebolag), eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås.

Om du agerar för annans räkning, t.ex. i egenskap av representant för ett företag (vilket vanligtvis är fallet), sker vår behandling med stöd av intresseavvägning och våra berättigade intressen av att kunna ingå respektive fullgöra avtalet med den du representerar.

Fullgörande av rättsliga förpliktelser – behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter enligt t.ex. lag eller annan författning som vi omfattas av, eller domstols- eller myndighetsbeslut som kräver att vi behandlar uppgifter om dig.

Intresseavvägning – behandlingen är nödvändig för ändamål som rör våra eller tredje parts berättigade intressen, dock förutsatt att inte dina intressen eller grundläggande rättigheter eller friheter väger tyngre (i så fall får behandlingen inte ske).

Samtycke – behandlingen sker med stöd av ditt på förhand lämnade samtycke, där vi bl.a. har ett ansvar för att tydligt informera dig om vilken behandling du samtycker till samt möjligheten att på ett enkelt sätt återkalla ditt samtycke till vår fortsatta behandling.

Behandling av personuppgifter

Notera att samma person kan förekomma i olika roller i Gazellas verksamhet. Exempelvis kan en kundkontakt även komma att behandlas som kandidat eller konsult och vice versa. I dessa fall behandlas uppgifterna i enlighet med det syfte som är aktuellt vid varje tillfälle och med stöd av tillämplig laglig grund.

Besökare på webbplatsen och webbplatsanalys

När du besöker vår webbplats kan vi behandla tekniska uppgifter och användningsuppgifter för att förstå hur webbplatsen används, förbättra innehåll och funktioner samt följa upp effekten av våra kontakt-, jobbansöknings- och registreringsformulär.

De uppgifter som kan behandlas är till exempel besökt sida, tidpunkt, hänvisande webbplats, kampanjparametrar, typ av händelse, webbplatsidentifierare, enhetskategori, webbläsare och operativsystem. Om länken innehåller ett klick-id från en kampanj sparas det endast i hashad form.

För att kunna räkna återkommande besök på ett begränsat sätt skapar vi pseudonyma besöksnycklar med hjälp av en kryptografisk hash baserad på bland annat IP-adress, user agent, webbplatsidentifierare och tidsperiod. Den råa IP-adressen och fullständiga user agent-strängen sparas inte i analysregistret.

Denna webbplatsanalys använder inte cookies och lagrar inte information i din webbläsare. Behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att förstå och förbättra webbplatsen och våra tjänster, förutsatt att dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre.

Kandidat

*Intervjuer, både fysiska och digitala, samt telefonsamtal, kan komma att spelas in. Inspelat material behandlas med hjälp av ett AI-baserat verktyg för att skapa sammanfattningar och stödja en rättvis och kvalitativ urvalsprocess. Behandlingen sker med stöd av berättigat intresse och i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. För detaljerad information om hur inspelningen sker, vad den används till och hur länge den sparas, se avsnitt 4 nedan.

**Vi kan komma att behandla personuppgifter som är offentligt tillgängliga, såsom information från professionella nätverkstjänster (t.ex. LinkedIn), hemsidor eller andra öppna källor, i syfte att identifiera och kontakta potentiella kandidater. För mer detaljerad information om hur inhämtningen sker, vad den används till och hur länge den sparas, se avsnitt 4 nedan.

Konsult

Kund, potentiell kund eller andra affärsrelationer

*Möten, både fysiska och digitala, samt telefonsamtal, kan komma att spelas in. Inspelat material behandlas med hjälp av ett AI-baserat verktyg för att skapa sammanfattningar och stödja en kvalitativ kundbearbetning. Behandlingen sker med stöd av berättigat intresse och i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. För detaljerad information om hur inspelningen sker, vad den används till och hur länge den sparas, se avsnitt 4 nedan.

**Vi kan komma att behandla personuppgifter som är offentligt tillgängliga, såsom information från professionella nätverkstjänster (t.ex. LinkedIn), hemsidor eller andra öppna källor, i syfte att identifiera och kontakta potentiella kunder. För mer detaljerad information om hur inhämtningen sker, vad den används till och hur länge den sparas, se avsnitt 4 nedan.

Fullgö ra rättsliga förpliktelser samt tillvaratagande av rättsliga anspråk

Vi kan komma att behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga skyldigheter enligt t.ex. lag eller annan författning som vi omfattas av eller domstols- eller myndighetsbeslut som kräver att vi behandlar uppgifter om dig.

Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter för att du eller det företag eller den organisation du representerar, vi eller berörd tredje part ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, exempelvis vid förestående eller pågående tvist.

4. Hur samlar vi in dina personuppgifter?

De uppgifter Gazella behandlar om dig samlas huvudsakligen in direkt från dig när du besöker och använder vår webbplats/digitala plattformar, när du registrerar dig i våra system, söker en tjänst, deltar i en rekryteringsprocess, eller i samband med att vi kommer i kontakt med dig. Behandlingen sker exempelvis via e-post, telefon eller vid personliga möten, konferenser, mässor eller liknande tillfällen. Vi kan också samla in uppgifter om dig från tredje part, vanligtvis från det företag eller den organisation du representerar, eller genom offentliga källor såsom LinkedIn eller andra rekryteringsplattformar.

4.1 Inspelning av intervjuer, telefonsamtal och möten

För att säkerställa en rättvis, träffsäker och kvalitativ urvalsprocess kombinerar vi modern teknik med mänsklig expertis. Genom att använda digitala verktyg och AI-baserad teknik kan vi effektivisera informationshantering, öka objektiviteten i bedömningen och förbättra kandidatupplevelsen, samtidigt som våra rekryterare utgör en central del av processen.

Intervjuer, både fysiska och digitala, samt telefonsamtal och möten kan spelas in. Inspelat material behandlas med hjälp av ett AI-verktyg som transkriberar samtalet och skapar en sammanfattning baserad på kandidatens egna ord. Detta bidrar till en mer korrekt och neutral dokumentation, fri från individuella tolkningar. Behandlingen sker med stöd av berättigat intresse och i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Se nedan för mer information om vilken data som samlas in, hur den behandlas, vem som har åtkomst och hur länge informationen lagras.

Inspelning: Telefonsamtalet spelas in som en ljudfil och skickas till vårt system direkt efter samtalet.

Transkribering: Ljudfilen transkriberas. Ljudfilen raderas permanent inom X minuter.

Sammanfattning: En skriftlig sammanfattning av transkriberingen görs med hjälp av AI. Transkriberingen raderas permanent inom X minuter.

Inspelning av telefonsamtal
Inspelning av fysiska och digitala intervjuer
Loggning
När ljudfilen kommer till vårt system
När transkiberingen påbörjades
När transkriberingen avslutades
När ljudfilen raderades
När samanfattningen av transkriveringen påbörjades
När sammanfattningen av transkriberingen avlustades
När transkriberingen raderades
Insamling av offentligt tillgänglig data
För- och efternamn

5. Med vilka delar vi dina personuppgifter?

Åtkomsten till dina personuppgifter är begränsad till mottagare som behöver sådan åtkomst för de ändamål som beskrivs i avsnitt 3 ovan eller annars framgår nedan. Dina personuppgifter kommer därmed att delas med följande mottagare:

Vi delar endast personuppgifter när det är nödvändigt och i enlighet med dataskyddslagstiftningen. Vi värnar om säkerheten och integriteten för de personuppgifter som du delar med oss. Här är en översikt över hur vi hanterar och delar dina uppgifter:

Bolag inom vår koncern: Vi kommer att dela dina personuppgifter med bolag inom vår koncern om det är nödvändigt för att tillhandahålla våra tjänster, genomföra rekryterings- och konsultuppdrag, säkerställa administrativt stöd, samt för att öka kvaliteten i vår process och möjliggöra en träffsäker matchning mellan kandidater och uppdrag hos kund. Om vi delar dina personuppgifter inom vår koncern kommer vi att se till att uppgifterna även fortsättningsvis endast behandlas i enlighet med denna Integritetspolicy.
Våra leverantörer: Vi använder oss av tredjepartsleverantörer för att hantera delar av vår verksamhet. Vi kommer att dela personuppgifter med dessa leverantörer för att de ska kunna utföra tjänster på uppdrag av oss, såsom att tillhandahålla oss stöd- och affärssystem, sociala medieplattformar, eller utföra uppdrag som underleverantörer åt oss i anslutning till våra egna tjänster. När vi använder oss av leverantörer enligt denna punkt upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal och vidtar andra lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som överensstämmer med denna Integritetspolicy.
Affärspartners/Samarbetspartners: Vi samarbetar emellanåt med externa parter för att kunna förbättra våra tjänster, vår verksamhet och för att öka möjligheten till matchning mellan kandidat och kund, såsom t. ex andra rekryteringsföretag- och plattformar. Dessa aktörer behandlar personuppgifter antingen som personuppgiftsansvariga enligt deras egna villkor och riktlinjer för hantering av personuppgifter, eller som personuppgiftsbiträden till oss enligt våra instruktioner för behandlingen. I det senare fallet upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal och vidtar andra lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som överensstämmer med denna Integritetspolicy.
Försäljning eller överlåtelse: Vi kommer att överföra dina personuppgifter till en köpare/investerare eller potentiell köpare/investerare i samband med försäljning eller annan överlåtelse av samtliga eller delar av våra aktier, tillgångar eller vår verksamhet. Vid sådan överföring kommer vi att vidta åtgärder för att säkerställa att den mottagande parten behandlar dina uppgifter på ett sätt som överensstämmer med denna Integritetspolicy. Ändamålet med en sådan överföring är att låta en (potentiell) köpare/investerare genomföra granskning av vår verksamhet samt i förekommande fall vidta åtgärder och förberedelser inför ett eventuellt köp eller investering, där överföringen sker med hänvisning till det berättigade intresset av en sådan möjlighet till granskning respektive eventuella åtgärder och förberedelser.
Myndigheter: Vi kommer även att dela dina personuppgifter med t.ex. Polisen, Skatteverket eller andra myndigheter när vi är skyldiga att göra det enligt t.ex. lag eller annan författning eller enligt domstols- eller myndighetsbeslut.

6. Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi vidtar säkerhetsåtgärder för att tillse att vår hantering av dina personuppgifter sker på ett säkert sätt. Som exempel är de system i vilka personuppgifterna lagras bara tillgängliga för våra anställda och tjänsteleverantörer som behöver uppgifterna för att fullgöra sina uppdrag. Dessa är även informerade om vikten av säkerhet och sekretess i förhållande till de personuppgifter vi behandlar. Vi vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder och säkerhetsnormer för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, obehörigt utlämnande och missbruk. Vi övervakar även våra system för att upptäcka sårbarheter. Därutöver har vi ingått personuppgiftsbiträdesavtal med våra tjänsteleverantörer (se vidare i avsnitt 5 och 7).

7. Var vi behandlar dina personuppgifter

Gazella har som mål att alltid behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Eftersom en del av våra leverantörer arbetar internationellt kommer dina personuppgifter att överföras till länder utanför EU/EES enligt de avtal vi har med leverantörerna. Vi har i sådana fall en skyldighet att se till att överföringen sker enligt tillämplig dataskyddslagstiftning innan uppgifterna överförs, t.ex. genom att försäkra oss om att landet dit uppgifterna överförs uppfyller krav på adekvat skyddsnivå enligt EU-kommissionens beslut, eller genom att säkerställa att överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder i form av t.ex. standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har beslutat och ytterligare lämpliga åtgärder för att tillvarata dina rättigheter och friheter.

Via följande länk hittar du information om de länder utanför EU/EES som EU-kommissionen beslutat uppfyller en adekvat skyddsnivå för tillåten överföring av personuppgifter: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_sv

Via följande länk hittar du de standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har beslutat om: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_sv

I vissa fall behandlas personuppgifter utanför EU/EES, exempelvis i USA. Detta sker när vi använder underleverantörer baserade i USA för specifika delar av vår databehandling. Exempel på sådana leverantörer är OpenAI, Google och Elevenlabs. Överföringen sker för att vi ska kunna tillhandahålla vissa tjänster kopplade till vår rekryteringsprocess.

De personuppgifter som överförs rör främst kandidater. Sådana överföringar kan exempelvis ske i följande situationer:

Vi vidtar lämpliga skyddsåtgärder för att säkerställa en säker och laglig överföring av personuppgifter enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Transkribering och AI-bearbetning av intervjuer: Ljud- eller videoinspelningar från intervjuer kan transkriberas och bearbetas med AI-teknik hos leverantörer i USA.
Kandidatanalyser och CV-parsering: Vid analyser av kandidaters profiler, såsom automatisk extraktion av information från CV:n (s.k. parsing), behandlas dessa uppgifter i USA.

8. Dina rättigheter

Du har rättigheter i förhållande till oss och vår behandling av dina personuppgifter. Information om dina rättigheter och hur du går till väga för att utöva dem anges nedan.

Vi ber dig observera att dina rättigheter gäller i den omfattning som följer av tillämplig dataskyddslagstiftning och att det i förekommande fall kan föreligga undantag från rättigheterna. Vi ber dig även observera att vi kan komma att behöva mer information från dig i syfte att bl.a. bekräfta din identitet innan vi går vidare med din begäran om att utöva av dina rättigheter.

8.1 Rätten till tillgång

Du har rätt att få bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter som rör dig. Om så är fallet har du också rätt att få tillgång till dessa personuppgifter genom ett s.k. registerutdrag samt ytterligare information om den aktuella behandlingen, såsom för vilket eller vilka ändamål behandlingen sker, berörda kategorier av personuppgifter samt vilka mottagare som personuppgifterna lämnats ut till.

Du har rätt att utan dröjsmål få felaktiga uppgifter om dig rättade. Du kan även ha rätt att komplettera ofullständiga uppgifter.

Du kan begära att vi utan dröjsmål raderar dina personuppgifter om:

Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter om:

Du har rätt att göra invändningar mot sådan behandling av dina personuppgifter som sker baserat på vårt eller annans berättigade intresse. Om så sker måste vi, för att få fortsätta behandlingen, kunna visa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter.

Rätten till rättelse
Rätten till radering
Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlats in eller annars behandlats;
Vår personuppgiftsbehandling sker med stöd av ditt samtycke och du återkallar ditt samtycke till behandlingen i fråga;
Du invänder mot behandling som vi genomför med stöd av intresseavvägning och din invändning väger tyngre än vårt eller annans berättigade intresse av behandlingen;
Personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt;
Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Rätten till begränsning av behandling
Du bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera om uppgifterna är korrekta eller inte;
Behandlingen är olaglig och du motsätter dig att vi raderar dina personuppgifter och istället begär att vi begränsar användningen av dem;
Vi inte längre behöver behandla uppgifterna för de ändamål de samlades in för, samtidigt som du behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk;
Du har invänt mot den behandling som vi genomför med stöd av intresseavvägning och väntar på kontroll av om din invändning väger tyngre än vårt eller annans berättigade intresse av att fortsätta med behandlingen.
Rätten att göra invändningar

Integritetspolicy för Gazella Supply Chain AB